Los errores de nómina cuestan dinero de verdad.
Procesamiento de nómina, declaraciones fiscales y cumplimiento para pequeñas empresas de Florida y empleadores de varios estados, con un equipo que se responsabiliza del resultado, no solo del software.
Cuando un formulario 941 se presenta mal, la sanción afecta su cuenta bancaria, no la de su procesador de nómina. Procesamos la nómina con precisión, presentamos todos los formularios federales y estatales a tiempo y detectamos problemas antes que el IRS. Todo integrado con su contabilidad y su declaración de impuestos para que las cifras coincidan en cada sistema.
Con sede en Fort Lauderdale. Procesamos la nómina de empleadores de Florida y de varios estados en todo el país.
- Más de US$50 millones en ahorros identificados para clientes
- Más de 21.700 declaraciones presentadas
- Más de 500 reseñas de cinco estrellas
- 98 % de retención de clientes
La nómina es donde más fácil resulta pagar de más sin darse cuenta.
La nómina está en la intersección de recursos humanos, contabilidad e impuestos. Cuando cualquiera de esas tres áreas pierde la sincronía, el resultado pasa inadvertido: un empleado mal clasificado, un estado en el que no debía registrarse o un beneficio que debía ser antes de impuestos. La factura aparece trimestres o años después, en forma de impuestos atrasados, sanciones e intereses.
No necesita un software de nómina más barato. Necesita a alguien que se haga cargo y detecte los errores antes que el IRS. ¿Cuánto falta para que llegue el próximo aviso de sanción?
Solicite una revisión de nóminaLa clasificación incorrecta es el error de nómina más costoso según los criterios del IRS. Las sanciones del IRS y del estado se acumulan y se remontan a varios años. Las reglas no son intuitivas.
Las contrataciones a distancia generan un nexo estatal de nómina en cuestión de semanas. Si omite un registro de retenciones o un formulario trimestral, el plazo para las sanciones estatales comienza automáticamente, sin carta de advertencia.
Cuando la nómina y la contabilidad funcionan en sistemas separados, las conciliaciones pierden precisión. Al cierre del año, su estado de resultados, sus W-2 y sus formularios 941 cuentan tres historias distintas, y el IRS elige la más costosa.
Las HSA, FSA, los planes 401(k) y los planes de la Sección 125 solo reciben el tratamiento fiscal previsto si la nómina está configurada correctamente. Un código incorrecto el día de la contratación les cuesta al propietario y al empleado en cada pago posterior.
Cada año, la aseguradora concilia lo que pagó con lo que debía haber pagado. Los códigos de clasificación incorrectos, las omisiones de 1099 y las lagunas en la nómina suelen significar que debe más, a veces mucho más.
Los grandes proveedores de nómina suben las tarifas sin hacer ruido, añaden módulos y lo empujan a contratar funciones que no utiliza. Mientras tanto, usted sigue encargándose del cumplimiento. Está pagando por una marca, no por alguien que se responsabilice.
Nacida en el sur de Florida, de la mano de auténticos profesionales fiscales.
Ray Dominguez fundó SMAART Company para ofrecer a las pequeñas empresas un socio en contabilidad, impuestos y nómina que se responsabilice del resultado, no solo del software.
La nómina encaja en esa misión. Cada formulario 941 incorrecto que hemos corregido para un nuevo cliente podría haberse evitado con un equipo que de verdad revisara el resultado antes de pulsar enviar.
Hoy, SMAART procesa la nómina de cientos de empleadores de Florida y de varios estados, integrada con su contabilidad, planificación fiscal y declaraciones de fin de año. Un 98% de retención de clientes, más de 21.700 declaraciones presentadas por la firma y un único punto de contacto para toda la gestión administrativa.
Algunos rostros de nuestro equipo.
Especialistas en nómina, contables y preparadores de impuestos que trabajan en la misma sala. Cuando una pregunta sobre nómina afecta a los impuestos corporativos o a la información de los formularios 1099, la respuesta está a segundos, sin transferencias a otro departamento.
- Credenciales
- EA · USTCP · RIA
- Idiomas (6)
- EN · ES · FR · HT · PT · IT
- Experiencia combinada
- 20 años o más
- Oficina principal
- Fort Lauderdale, FL
Su estado de pérdidas y ganancias debe reflejar la realidad cada mes, no una vez al año cuando ya es demasiado tarde para actuar.
Si sus libros solo le dicen lo que ocurrió, ya va con retraso. La contabilidad real le muestra qué hacer después.
Su personal es el único activo cuyo valor realmente crece de forma acumulativa. Remunérelo correctamente, incorpórelo bien y la mayoría de los “problemas de recursos humanos” ni siquiera empiezan.
Además, especialistas en nómina, revisores de cumplimiento de recursos humanos y declaraciones de fin de año gestionadas internamente en nuestra oficina de Fort Lauderdale.
Con sede en Florida. Nómina en varios estados.
Los empleadores con sede en Florida operan cada vez más en varios estados. Realizamos los registros de retenciones y desempleo en cada estado donde contrate, gestionamos las declaraciones y mantenemos la nómina sincronizada con la declaración corporativa.
Cómo es una gestión administrativa realmente integrada.
En el conjunto de nuestros clientes hemos identificado más de 50 millones de USD en ahorros y mantenemos una tasa de retención del 98%. Aquí tiene una muestra de los trabajos más amplios que respaldan nuestra labor de nómina.
“Teníamos once “subcontratistas 1099” que en realidad eran empleados W-2 según las reglas del IRS. SMAART lo detectó durante la incorporación, los reclasificó correctamente y nos puso en cumplimiento antes de la auditoría del IRS que ya estaba programada. Nos evitó una liquidación retroactiva de 96.000 USD.”
“Pasamos de 4 a 19 empleados a distancia en un año y teníamos la nómina registrada en exactamente un estado. SMAART estableció las retenciones, el seguro estatal de desempleo (SUI) y la información sobre nuevas contrataciones en los otros cinco estados antes de que llegara la primera carta de sanción.”
“Dos años de formularios 941 mal presentados por el procesador anterior, además de información de empleados con propinas que no coincidía con el estado de resultados. SMAART enmendó las declaraciones, negoció la reducción de sanciones y nos puso al día. Se resolvieron 42.000 USD sin que el IRS intensificara el caso.”
“Me pagaba “lo que me parecía bien” en mi S-Corp y no tenía ningún documento de respaldo de una remuneración razonable. SMAART comparó mi puesto con referencias de mercado, fijó un salario defendible y redujo en 18.000 USD anuales mi impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, sin levantar alertas del IRS.”
La confianza de empleadores en toda Florida.
507 reseñas de cinco estrellas en Google. Empleadores de Florida que se cambiaron a nosotros porque su proveedor anterior de nómina cometió un error costoso.
“Ray y su equipo valen cada centavo que he gastado. Gracias, Ray, por ahorrarme tanto dinero en impuestos.”
“El enfoque profesional y eficiente de Lisa ha sido de gran ayuda para aclarar dudas, encontrar soluciones y tomar decisiones estratégicas. Su dedicación y experiencia marcan una diferencia real.”
“Lisa tiene muchos conocimientos, es fácil trabajar con ella y se esfuerza por encontrar formas de ahorrar dinero siempre que es posible.”
“En especial Lisa y Katie. Las conozco desde hace muchos años. Son muy profesionales y tienen muchos conocimientos. Saben lo que hacen y me alegra muchísimo ser su cliente.”
Pensado para la precisión, las declaraciones a tiempo y ninguna sorpresa.
Cada parte de la nómina, desde el depósito directo hasta los W-2 de fin de año, gestionada por el mismo equipo que se responsabiliza de su contabilidad y su declaración corporativa.
O llame al (786) 906-0053 para hablar con nuestro equipo hoy.
Procesamiento de nómina y depósito directo
Procesamiento semanal, cada dos semanas, dos veces al mes o mensual. Depósito directo, recibos de pago, seguimiento del tiempo libre remunerado y portal de autoservicio para empleados. Errores detectados antes de que afecten la cuenta de nadie.
- Depósito directo y entrega de recibos de pago
- Cálculos de tiempo libre remunerado, horas extra y bonificaciones
- Portal de autoservicio para empleados
Declaraciones fiscales federales y estatales
Formularios 941 y 940 y todas las declaraciones estatales obligatorias de retenciones y desempleo, presentados en la fecha límite real, no tres días después.
- Presentación de los formularios federales 941 y 940
- Declaraciones estatales de retenciones y SUI
- Conciliaciones trimestrales y de fin de año
W-2 y 1099 de fin de año
Presentación anual de los formularios W-2 y W-3 ante la SSA, formularios 1099-NEC y 1099-MISC para proveedores y entrega electrónica a empleados y contratistas.
- Presentaciones anuales de W-2 y W-3
- 1099-NEC y 1099-MISC para contratistas
- Entrega electrónica y copias para destinatarios
Seguro de accidentes laborales y apoyo en auditorías
Nos encargamos de las auditorías del seguro de accidentes laborales: análisis de códigos de clasificación, conciliación de la nómina con la aseguradora y la documentación que evita que su prima se dispare.
- Apoyo en auditorías del seguro de accidentes laborales
- Revisión de códigos de clasificación y documentación
- Revisiones de clasificación de empleados y contratistas 1099
Para empleadores que necesitan una nómina bien hecha.
Nuestros clientes de nómina van desde S-Corps de una sola persona que procesan el sueldo del propietario hasta operaciones en varios estados con 100 empleados. El punto en común: necesitan una nómina precisa, puntual y sin sobresaltos.
¿No está seguro de si su situación encaja? Reserve una llamada gratuita de 30 minutos y obtenga respuestas claras.
Solicite una revisión de nóminaPropietarios de S-Corp que se pagan un salario razonable.
Restaurantes y grupos de hostelería con propinas y varios locales.
Comercios y empresas de servicios con personal por hora y asalariado.
Firmas de servicios profesionales de medicina, derecho e ingeniería.
Empresas de construcción y oficios con subcontratistas 1099 y seguro de accidentes laborales.
Empresas de comercio electrónico y SaaS con equipos totalmente a distancia.
Empleadores en varios estados que necesitan registros y declaraciones estatales.
Entidades sin fines de lucro y organizaciones 501(c)(3) con exenciones de impuestos sobre la nómina.
Los empleadores eligen SMAART Company.
Los procesadores de nómina van y vienen. Por eso los empleadores de Florida prefieren mantener su nómina en nuestras manos.
Los clientes se quedan cuando la nómina pasa inadvertida. Nuestros clientes no piensan en la nómina: esa es precisamente la idea.
Una persona revisa cada procesamiento.
Antes de transmitir la nómina, un verdadero especialista revisa las cifras. No un algoritmo ni una cola de trabajo en el extranjero. Una persona que detectará cuando las cuentas no cuadren.
Integrada con su contabilidad y declaración de impuestos.
La nómina, la contabilidad y las declaraciones corporativas y personales están en nuestras manos. Al cierre del año, cada cifra cuadra con las demás. Sin sorpresas en las conciliaciones.
Apoyo real cuando llama.
Sin solicitudes en cola detrás de otros 50.000 clientes. Usted llama y responde alguien que conoce su nómina, normalmente el mismo día hábil.
Preparados para varios estados y equipos a distancia.
Si su equipo está en 5 estados, estamos registrados en los 5. Retenciones, SUI, declaraciones estatales e información de nuevas contrataciones gestionadas sin que el propietario tenga que perseguir documentos.
Defensa ante avisos del IRS incluida.
Si llega un aviso del IRS o del estado, el mismo equipo que presentó la declaración responde al aviso. EAs y USTCPs habilitados para representar a empleadores.
Precios fijos. Sin juegos con las horas facturables.
El servicio de nómina suele tener una base de 50–150 USD al mes, más 8–18 USD por empleado al mes, con el alcance definido de antemano según la frecuencia de pago, el número de empleados y los estados. Sin aumentos trimestrales discretos, complementos que no pidió ni recargos por procesamiento.
Un proceso sencillo para delegar la nómina.
Cambiar de proveedor de nómina suele parecer intimidante. No lo es si lo hace en el trimestre adecuado, con un equipo que ya lo ha hecho cien veces.
Primer procesamiento de nómina sin errores en 14 días.
Comience con una revisión de 30 minutosRevisión gratuita de nómina de 30 minutos.
Un especialista sénior en nómina revisa su último formulario 941, las declaraciones estatales y la composición de su plantilla. Sale de la llamada con una lista de los riesgos que conviene abordar, contrate o no nuestros servicios.
Plan de transición y propuesta de tarifa fija.
Documentamos la migración, incluidos los registros estatales, los expedientes de empleados y los saldos acumulados del año, y enviamos una propuesta clara de tarifa fija. Sin sorpresas por horas facturadas.
Procesar la nómina, presentar las declaraciones y responsabilizarnos del resultado.
Nómina procesada según el calendario, declaraciones federales y estatales a tiempo, W-2 y 1099 en enero y una persona real que atiende el teléfono cuando la necesita.
Preguntas sobre nómina, respondidas.
Preguntas que hacen los empleadores de Florida en las llamadas iniciales. ¿Quiere algo específico? Reserve una revisión gratuita.
O llame al (786) 906-0053 para hablar con nuestro equipo hoy.
La nómina debería ser invisible.
30 minutos con un especialista sénior en nómina. Revisaremos su último formulario 941, señalaremos los riesgos y le diremos si somos la opción adecuada. Sin presión ni venta insistente.
- Un especialista sénior en nómina, no un vendedor
- Una revisión de su nómina y declaraciones recientes
- Una propuesta escrita a precio fijo, si encajamos
- Sin presión si no encajamos
Cuéntenos cuál es su situación.
Déjenos sus datos y un contable sénior responderá en un día hábil. Recibirá respuestas concretas sobre su situación, sin un discurso de ventas. Sin spam ni presión comercial.
Algunos formularios de esta página están en inglés.